INFORMATIVA PRIVACY
Servizi di consulenza e assistenza sul sonno infantile Elemiah S.r.l. – Le Fate della Nanna®
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Elemiah S.r.l.
Via Enrico Berlinguer n. 26 – 20021 Bollate (MI)
P. IVA 12362830965
Email: elemiahsrl@gmail.com
PEC: elemiahsrl@pec.it
Elemiah S.r.l. eroga servizi di consulenza e assistenza sul sonno infantile anche attraverso il marchio Le Fate della Nanna®.
2. AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dei servizi di consulenza e assistenza sul sonno infantile, svolti a distanza o in presenza, anche quando comprendano attività di formazione integrata. Si applica alle informazioni raccolte attraverso il sito internet, i moduli di contatto, le comunicazioni telefoniche, email, WhatsApp, i colloqui conoscitivi, le videochiamate e le successive attività di consulenza e assistenza.
3. CATEGORIE DI DATI TRATTATI
Elemiah S.r.l. può trattare le seguenti categorie di dati personali.
a) Dati dei genitori o esercenti la responsabilità genitoriale
Nome, cognome, recapiti telefonici, indirizzo email, residenza o domicilio, dati di fatturazione e altre informazioni necessarie alla gestione della richiesta e del rapporto contrattuale.
b) Dati relativi al minore
Nome, età, abitudini di sonno e veglia, routine quotidiane, modalità di addormentamento, alimentazione e altre informazioni comunicate dai genitori per consentire la personalizzazione della consulenza.
c) Categorie particolari di dati personali
Eventuali informazioni relative allo stato di salute del bambino, a condizioni mediche, terapie, trattamenti o altre circostanze sanitarie comunicate dai genitori.
Tali informazioni, quando rivelano lo stato di salute dell’interessato, costituiscono categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR.
d) Dati relativi alle comunicazioni
Messaggi, email, informazioni condivise durante colloqui telefonici e videochiamate, nonché documentazione fornita dalla famiglia nell’ambito della consulenza.
e) Registrazioni e contenuti elaborati mediante intelligenza artificiale
Previo specifico consenso, registrazioni audio e video delle consulenze, trascrizioni automatiche delle conversazioni e riepiloghi generati mediante strumenti di intelligenza artificiale.
4. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.
A. Gestione delle richieste di consulenza
Rispondere alle richieste ricevute, organizzare appuntamenti, effettuare colloqui conoscitivi e fornire informazioni sui servizi.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR – esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato.
B. Erogazione dei servizi di consulenza e assistenza
Organizzare e svolgere la consulenza, valutare le esigenze rappresentate dalla famiglia, personalizzare il percorso, fornire indicazioni e assicurare l’assistenza successiva.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR – esecuzione del contratto.
Per il trattamento di eventuali dati relativi alla salute del minore o di altre categorie particolari di dati personali è inoltre richiesto il consenso esplicito del genitore o di chi esercita la responsabilità genitoriale, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a), GDPR.
C. Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali
Gestione dei pagamenti, emissione delle fatture e adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c), GDPR – adempimento di obblighi legali.
D. Registrazione e trascrizione delle videochiamate
Previo specifico consenso, registrare le videochiamate, trascrivere automaticamente le conversazioni e generare riepiloghi mediante intelligenza artificiale, per documentare le informazioni condivise, agevolare il lavoro della Consulente, consentire la supervisione professionale di Rondine De Luca e assicurare continuità al percorso.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a), GDPR – consenso.
Per le eventuali categorie particolari di dati contenute nelle registrazioni e nelle relative elaborazioni si applica inoltre l’art. 9, par. 2, lett. a), GDPR – consenso esplicito.
E. Tutela dei diritti
Conservare e utilizzare, nei limiti necessari, la documentazione pertinente per accertare, esercitare o difendere un diritto.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f), GDPR – legittimo interesse del Titolare, ove applicabile; per eventuali categorie particolari di dati, art. 9, par. 2, lett. f), GDPR, quando ne ricorrano i presupposti.
F. Newsletter e comunicazioni promozionali
Inviare aggiornamenti, contenuti informativi e comunicazioni promozionali relativi ai servizi e alle iniziative di Elemiah S.r.l. e Le Fate della Nanna®.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a), GDPR – consenso facoltativo.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.
5. REGISTRAZIONE, TRASCRIZIONE E RIEPILOGO DELLE VIDEOCHIAMATE TRAMITE FATHOM
Nell’ambito dei servizi di consulenza sul sonno infantile, Elemiah S.r.l. può utilizzare la piattaforma Fathom per:
- registrare le videochiamate;
- trascrivere automaticamente le conversazioni;
- generare riepiloghi mediante strumenti di intelligenza artificiale.
Tali funzionalità sono utilizzate esclusivamente per documentare le informazioni condivise durante la consulenza, agevolare l’attività della Consulente, consentire la supervisione di Rondine De Luca e assicurare continuità e coerenza al percorso concordato con la famiglia.
Il trattamento può comprendere la voce e l’immagine dei partecipanti, il contenuto delle conversazioni e le eventuali informazioni relative al minore, comprese quelle riguardanti il suo stato di salute.
Le trascrizioni e i riepiloghi generati automaticamente costituiscono strumenti di supporto all’attività professionale e non sostituiscono la valutazione della Consulente.
La registrazione, la trascrizione automatica e la generazione dei riepiloghi sono facoltative e subordinate all’acquisizione di uno specifico consenso.
Il mancato consenso non impedisce l’erogazione della consulenza.
Le funzionalità di Fathom saranno attivate soltanto dopo la verifica dei consensi necessari dei partecipanti.
I contenuti saranno accessibili esclusivamente ai soggetti autorizzati da Elemiah S.r.l. per le finalità connesse al servizio. Le registrazioni, le trascrizioni e i riepiloghi non saranno utilizzati per pubblicazioni, contenuti social, testimonianze, attività promozionali o formazione di terzi senza un’ulteriore e specifica autorizzazione.
Elemiah S.r.l. prevede la disattivazione dell’eventuale utilizzo dei contenuti delle consulenze per l’addestramento o il miglioramento dei modelli di intelligenza artificiale proprietari del fornitore, nei limiti delle funzionalità e delle condizioni contrattuali applicabili.
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti precedentemente effettuati. In caso di revoca, non saranno effettuate ulteriori registrazioni o elaborazioni fondate sul consenso revocato. Le registrazioni e i contenuti già raccolti saranno cancellati, salvo che sussista un’autonoma e legittima ragione per conservarli.
6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E SICUREZZA
I dati personali sono trattati mediante strumenti informatici, piattaforme digitali e, ove necessario, documentazione cartacea.
Elemiah S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o utilizzi illeciti.
Particolare attenzione è riservata alle informazioni relative ai minori e alle eventuali categorie particolari di dati personali. L’accesso è consentito esclusivamente ai soggetti autorizzati, nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive attività.
7. DESTINATARI DEI DATI
I dati personali possono essere trattati, nei limiti delle rispettive competenze, da:
- Elemiah s.r.l., Rondine De Luca e dalle Consulenti incaricate;
- professionisti incaricati delle eventuali attività di formazione integrata;
- personale amministrativo autorizzato;
- fornitori delle piattaforme di comunicazione, videoconferenza, registrazione, CRM e gestione documentale;
- consulenti fiscali e legali;
- autorità pubbliche, nei casi previsti dalla legge.
I fornitori che trattano dati personali per conto di Elemiah S.r.l. sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, quando ne ricorrono i presupposti. I dati non sono venduti né diffusi.
8. TRASFERIMENTO DEI DATI FUORI DALLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO
L’utilizzo di piattaforme digitali può comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.
In particolare, Fathom prevede il trattamento e la conservazione dei dati negli Stati Uniti.
Gli eventuali trasferimenti sono effettuati nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, mediante decisioni di adeguatezza o altre garanzie applicabili, comprese, ove necessarie, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.
Gli interessati possono richiedere al Titolare informazioni sulle garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali e sulle modalità per ottenerne copia, ove previsto.
9. PERIODO DI CONSERVAZIONE
I dati personali sono conservati per periodi proporzionati alle finalità perseguite.
Dati amministrativi e fiscali: per i termini previsti dalla normativa applicabile, ordinariamente dieci anni.
Documentazione ordinaria della consulenza: fino a 24 mesi dalla conclusione del percorso, salvo ulteriori esigenze di conservazione legittimamente giustificate.
Registrazioni delle videochiamate, trascrizioni automatiche e riepiloghi generati mediante intelligenza artificiale: per un periodo massimo ordinario di 120 giorni dalla data della videochiamata.
Decorso tale termine, Elemiah S.r.l. provvede alla cancellazione dei contenuti, comprese le eventuali copie operative conservate nei sistemi utilizzati, salvo che un’ulteriore conservazione sia necessaria per obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.
Richieste informative non seguite da consulenza: fino a 12 mesi dall’ultimo contatto, salvo esigenze specifiche e legittime.
Newsletter: fino alla revoca del consenso, ferma restando la verifica periodica della necessità di conservazione.
La cancellazione dai sistemi operativi non esclude eventuali tempi tecnici di eliminazione dalle copie di sicurezza, secondo le condizioni dei fornitori.
10. CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei dati identificativi e di contatto necessari alla gestione della richiesta e all’erogazione della consulenza è necessario per consentire a Elemiah S.r.l. di fornire il servizio.
Le informazioni relative al minore devono essere limitate a quanto pertinente e necessario rispetto alle finalità della consulenza.
Il consenso al trattamento delle eventuali categorie particolari di dati è facoltativo; tuttavia, il mancato rilascio può impedire lo svolgimento di una consulenza personalizzata qualora tali informazioni siano indispensabili.
Il consenso alla registrazione, trascrizione e generazione dei riepiloghi tramite Fathom è facoltativo e il suo mancato rilascio non impedisce l’erogazione della consulenza.
Anche il consenso alla newsletter è facoltativo.
11. DIRITTI DEGLI INTERESSATI
Gli interessati possono esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati personali.
Possono inoltre revocare in qualsiasi momento i consensi prestati, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate a:
elemiahsrl@gmail.com
È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12. AGGIORNAMENTI DELL’INFORMATIVA
Elemiah S.r.l. potrà aggiornare la presente informativa in relazione a modifiche normative, organizzative o tecnologiche.
Le modifiche rilevanti saranno comunicate agli interessati attraverso modalità appropriate.
Versione del 16 ottobre 2026